يتم في المرحلة الأولى إعداد وتخطيط إستراتيجية منظمة وخطة عمل محكمة لإستباق جميع الإحتمالات الواردة خلال المناسبات والحفلات. هذا يمنح بطبيعة الحال الثقة اللازمة للشركة المنظمة للحفل والتركيز كليًا على ترفيه وخدمة الضيوف أثناء الحفل.

في حالة وقوع حوادث مهددة لحياة الضيوف، على الجميع أن يكونوا مطمئنين ومدركين أن هناك فريقًا ذو كفاءة عالية قادر على التعامل مع جميع المخاطر المحتملة .